Algemene voorwaarden zorgen voor duidelijkheid

Een misverstand met een klant over leveringstijden, betalingen of aansprakelijkheid. U kunt dat voorkomen door goede algemene voorwaarden op te stellen. Maar wat zet u precies in algemene voorwaarden? En kunt u daarmee alle risico’s uitsluiten?

In uw algemene voorwaarden staat welke regels er voor u gelden bij het zakendoen. Omdat dat per bedrijf verschillend is, zijn ook algemene voorwaarden verschillend. Wel hebben veel brancheverenigingen eigen algemene voorwaarden opgesteld. Soms bent u verplicht om die te gebruiken. Soms mag u ze als uitgangspunt gebruiken en kunt u de voorwaarden ook aanpassen.

Algemene voorwaarden overnemen van anderen
Bent u geen lid van een brancheorganisatie, dan kunt u als voorbeeld naar de algemene voorwaarden van andere bedrijven in uw branche kijken. U kunt deze dan vertalen naar uw eigen bedrijf, maar let er dan op dat u dat in eigen bewoordingen doet, want kopiëren mag niet met het oog op auteursrecht. Bovendien zult u de voorwaarden moeten afstemmen op uw bedrijfsactiviteiten. In de algemene voorwaarden van andere ondernemers staan misschien punten die niets met uw bedrijf te maken hebben. Of misschien missen er juist belangrijke onderwerpen. Als u internationaal zakendoet, moeten de algemene voorwaarden in dezelfde taal worden opgesteld als het contract.

Wat staat er in de algemene voorwaarden?
Doorgaans worden in de algemene voorwaarden de volgende afspraken vastgelegd:

• De offerte. Hoe lang is die geldig? En is de offerte vrijblijvend?
• Het transport. Wie betaalt de kosten van het transport en wie is verantwoordelijk voor de verzekeringen en invoerrechten?
• De levertijd. Hoe lang is de levertijd? Wat als de levertijd langer wordt door overmacht? En wanneer is er sprake van overmacht?
• Betaling. Wat is de betalingstermijn? Wat spreekt u af over incassokosten en rente?
• Eigendomsrecht. Wanneer is de afnemer juridisch eigenaar van uw product?
• Garantie. Is er sprake van garantie? En wat zijn dan de voorwaarden?
• Geschillen. Hoe kan een klant een klacht indienen? En hoe gaat u om met geschillen?
• Aansprakelijkheid. Wanneer bent u aansprakelijk voor schade?

Akkoord op algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden zijn trouwens iets anders dan een offerte. In de offerte beschrijft u welke werkzaamheden u gaat doen en vermeldt u ook een prijs. Wordt de offerte geaccepteerd, dan zet u de gemaakte afspraken bovendien in een contract. Laat uw klant of zakenpartner vooraf of tijdens het sluiten van het contract altijd akkoord gaan met uw algemene voorwaarden. Dan kunt u (en uw klant) daar bij problemen altijd naar verwijzen.

Helaas zijn conflicten met klanten of andere zakelijke relaties nooit helemaal uit te sluiten. Sluit daarom ook een goede rechtsbijstandverzekering af en relevante verzekeringen op het gebied van aansprakelijkheid. Neem daarvoor contact op met ons kantoor.